这个春节,突然而至的疫情让全国数千万企业无法正常回到工作岗位。但偌大的社会不能停摆,生活还要继续。当2亿人选择在线办公时,他们的生活又会迸发出怎样的火花?

口述人:洛客共享设计平台创始人贾伟

今天我想跟大家分享下,洛客共享设计平台在这一次疫情期间是如何让3万设计师在家也能挣钱的。

一、这一次疫情期间大家在家办公的现状。

中国人民的春节通常是充满仪式感的,但今年我们迎来了一个不一样的春节。那些应有的比如在餐馆订的年夜饭、挨家挨户串门的仪式感都没有了。我们的3万名设计师就待在家中,足不出户过完了春节。

(洛客人在家办公的日常)

面对突发的疫情,我们开始准备相应的健康打卡,每天监测员工的身体健康,钉钉上的健康打卡很便捷,可以保证信息的高效收集,数据也很规整。我们在春节过后为3万名设计师开启了在家办公模式。正所谓工欲善其事必先利其器,我们开工的第一天就认准了钉钉平台。正是因为选对了工具,让这一次线上复工尤其顺利。

大家可能会问,洛客在线办公第一天是个什么状况?如何告诉这么多人,我们要开工了。一开始有人建议让我写一封信,我觉得太老土了,就决定通过钉钉以直播的方式跟大家见个面。也想让大家看看过年期间和平时不一样的我,我还专门穿了个胸前有大老鼠图案的帽衫。

“大家看得见我吗,能听见吗?听得见的就点个666吧”

“我也不知道穿什么好,就穿了个大老鼠”

最终,我也没想到这样一个线上开工启动会,会得到大家的强烈赞赏(堂堂CEO就这样在线做起了主播)。

二、当困难变成了机会,我们应该抓住它。

其实我们线下有20个分公司,分部在全国各地。平时也没有办法同时照顾到这么多地方,这种直播的形式反倒让我有了种“新闻联播”的感觉,而且大家有什么想法和意见都可以直接在线上跟我互动,这在过去是没有办法实现的。

我有在考虑,我们有一部分人是真的可以一直在家办公的。我也在想,能不能把办公室退租,每年可以节省掉大几百万的租金。设计本来就不一定非得需要办公室。这两天,我和钉钉的总裁无招也一直有沟通,他跟我讲现在都是机会。远程在线办公,我们的机会终于来了,我们等了4年。

为什么说是机会,其实这种在线办公模式对我们一些员工而言应该是优势,对设计师来说,用钉钉在家办公质量和效率反而更高。

我们成立了在线化专项小组,里面包括各个在线化的维度,包括在线化组织管理、在线化的项目协同等等,几万个设计师在全国各地在线化的协同办公。

我说过我做洛客的初衷,其实真的是想让设计师在全世界边旅游边做设计,想让客户在线来我们的帮女郎,跟工厂,跟设计师沟通,我的梦想就是要连接全球1000万的设计师、工程师乃至工厂。我们就想这些设计师在家不能憋坏了,还是可以天马星空的,所以我们提出了在家闲着也能赚钱这个概念。

为此,我们也发布了大量的客户需求,让设计师在家里通过我们和钉钉做的这个洛客云,让设计师们可以实现在线化的办公。可能设计师也是适合全流程在线化办公的第一拨人。

为什么说钉钉办公很高效,原来办公时也可以打电话、也可以视频,但是所有的素材没有办法沉淀,也没有办法及时的共享。我们现在钉钉的视频会议中,可以直接在共享文档内纪录我们的会议内容,大家都可以实时看到。所有文件都会沉淀在共享内。而且在家办公同样可以保证高质量,甚至更好。

过去整整4年,我们都在打磨在线化的模式。虽然目前做的没有那么好,但是我觉得真正的在线化的时间到了。我们终于可以尝试一下,到底能不能在家办公。

三、洛客设计师的一天是这样的。

我可以清晰的给大家呈现一下现在我们的员工是如何进行一天的工作的,钉钉在其中发挥了很关键的作用,这些功能我也可以给大家展示下。

1、阅读日报、提交审批。

一般早上8点30左右他们就都会起来了,项目经理就可以把所有项目日报清清楚楚的看一遍。如果有需要审批的项目,就可以在钉钉便捷的发起审批了。

2、发起视频会议。

上午10点30分,项目经理会跟设计师沟通设计方案。我们可以通过视频会议直接看设计师的方案图,有问题可以直接在草图上修改。

3、文档在线编辑、群文件分享、会议实时纪要等。

有一些很大的文件我们都可以直接通过钉钉传输,而且支持文档的在线编辑,都会在群共享内保留,不会担心文件没有保存上。

午休时分大家就不用担心在办公室没有合适的休息空间了,现在在家,可以休息的更好。

下午3点左右的时候,我们给公司的所有员工都做了线上培训,指导大家开启线上化办公,做一些在线化的功能培训。哪怕这个时候你有些会议冲突了,都可以通过钉钉的实时会议纪要,把两边的内容都兼顾到,讲到哪儿就实时文字纪录到哪里,看起来很便捷,这样下来其实是大大提高办公效率的。

4、连麦直播。

当天晚上,因为我们第二天有一个提案,还是不太放心,所以我们很多人包括设计师又做了一次方案连麦,直接看一下图,有什么问题可以在线实时修改。

包括我们的提案也都是通过视频进行的,我觉得这是一个非常好的模式。因为它可以跨越空间的障碍,还可以在视觉上有一个非常直观的呈现。提案的所有过程都是可以被记录的,这让我们很感谢技术的进步。

其实现在我们所有人已经实现了跟客户的在线化沟通,跟设计师在线化的沟通,现在我们就想看看从获客流到物流、到法务流、到财务流、到项目流,能不能全部用在线化的方式去实现。

四、面对突发疫情,我们的一些心法总结

早早布局在线业务,成立专项应急小组

在今年年初二的时候,我们和全国21个合伙人在家穿着睡衣,开了整整3个小时的钉钉电话会议。在这次电话会议中,我们集体提出了在线化办公的准备,于是我们迅速成立了在线化专项小组。基于在线化这件事,从线上咨询、内部管理、在线化沟通、在线化申报、协同生态办公管理,再到客户端的在线管理,我们都做了系统化的部署。

确保员工健康,每日疫情上报

与此同时,画面对疫情,我们以天为单位,在钉钉上做了一个日志模板,每个员工通过提交这个模板,上报健康情况。

在线化的客户服务,赋能更多企业

另外,我们也开始思考如何在线化服务我们的客户、合作伙伴。为此,我们出了一系列赋能企业、客户的政策,例如“先设计后付款”的优惠政策等。在这个特殊时期,更需要我们和客户、平台与平台,携手共渡难关。

设计不打烊,让设计师在家也能挣钱

我们针对设计师,也提出了“在家闲着也能赚钱”的概念,发布大量的客户需求,让设计师通过我们和钉钉一起构建的洛客云,在家在线化办公。

这次疫情已经全面敲响了在线化办公议程的警钟,尤其是那些创意类工作者,不管是个人、工作室,还是公司,都应该正确的思考在线化对这样一个企业的重要性,这是效率的比拼。过去中国的广告公司大多数是只有二三十人的工作室形态的,大家在办公室吼一下就听到了,现在能不能在手机上吼一下?其实这些相对小一些的公司,更容易尝试在线化办公的。

昨天我看了下我们企业的钉钉指数,已经981分了,在线化程度很高了。已经拼掉了所有我们这个规模的企业,这让我感到很欣慰。

最后,给大家分享两幅我最近创作的画吧。其中一副画的是一只歪头的猫头鹰,为什么是歪头的呢?因为我希望通过这幅表达:有危难的时候转一下头,危难可能就变成了机会。另一幅画的是两只相互依偎鹦鹉,希望在这个冷意的春天里,能和我们的员工、我们的客户抱团取暖,手拉手去迎接更美好的明天。

一句话,换个角度看世界,一切会更好。